A continuación se presentarán 6 señales que pueden identificar si va hacia el éxito o el fracaso en la gestión de proyectos.
6 consejos para prevenir fallos de gestión de proyectos
El reconocido escritor Robert Burns escribió, "Los mejores planes de los hombres a menudo se dañan por culpa de los ratones" […] Este poema cuenta la historia de un grupo de ratones, sus palabras retratan la lucha del día a día de los proyectos de tecnologías que tratan de realizar estos. La clave para tener éxito en la gestión de proyectos, es ser capaz de no sólo equilibrar las limitaciones de tiempo, recursos y calidad, sino también de identificar las señales de alerta que podrían indicar un desastre inminente en el proyecto.
"Lo más importante a recordar es que, independientemente de lo bien que se planee y se plantee un proyecto, así creamos tener planes de contingencia para todo lo que puede salir mal, eso que creemos que no va a fallar, falla”. Si usted es capaz de reconocer, aceptar el problema y luego entenderlo y saber que a veces estas cosas no están bajo su control, usted tiene muchas probabilidades de salir adelante", dice Tushar Patel, vicepresidente senior de marketing de soluciones en gestión de proyectos y carteras en Innata Companies.
Primera señal de alerta: centrarse en la producción en lugar de resultados.
Hay signos y señales, que pueden indicar cuándo un proyecto tiene problemas. Siendo uno de los mas fáciles el de ver únicamente los resultados y no la producción. Los gerentes de proyecto deben determinar primero cuál es el resultado deseado de un proyecto y qué valor traerá ese proyecto a la empresa, y luego si asegurarse de que todos los pasos en el camino, es decir, la producción esta engranada para dar los resultados que se quieren.
"Si usted solo se basa en el PMs (software que permite automatizar diversas funciones de procesos) solo podrá ver los horarios de terminación de proyectos, presupuestos, recursos, el problema es que si usted está completamente enfocado en estos datos, perderá perspectiva del cuadro general del proyecto. Es como si hiciera un viaje por carretera y, al final dices: Genial! Sólo tuvimos una parada de gas y una parada de comida, y hemos hecho de maravilla, […] excepto que terminó en el sur de la Patagonia, cuando estaba tratando de llegar al canal de Panamá" dice Tusher.
Segunda señal de alerta: Enfoque en el precio en lugar del valor
Los gerentes tienen la carga de decidir qué proyecto son mas rentable y cuales generan más ganancia, todo esto solo viendo estadísticas; esto hace que pierdan la perspectiva de que hay proyectos que generan valor a la empresa y no ganancias.
"Usted tiene que concentrarse en mostrar su liderazgo empresarial, es decir, que los costos que se está consumiendo el proyecto está directamente alineados con promover los objetivos de los negocios," dice. Veamos por ejemplo, usted es un jefe de proyectos encargado de ayudar a la compañía a expandirse a nivel internacional y abrir una oficina en Brasil, entonces debería pensar primero en todo lo que esto conlleva: el alquiler o la compra de espacio de oficina; la compra y el despliegue de la infraestructura; la creación de conexiones de Internet; la contratación de personal y hacer las conexiones con los clientes. Entonces, es necesario establecer una correlación directa entre lo que se está gastando y como se alinea estos gastos con los objetivos de la empresa.
"En este ejemplo, si el proyecto va por encima del presupuesto en infraestructura, usted tiene que ser capaz de argumentar, por ejemplo, que el envío y el despliegue de las actividades operativas tiene costos más altos en Brasil, o que usted está comprando equipos de red de calidad superior y que esto está directamente alineado con la estrategia de la organización ", dice. Demostrando que la gestión del proyecto no es sólo un centro donde se evalúa el costo, sino también el valor agregado que es crítico para la estrategia de la empresa.
Tercera señal de alerta: Enfóquese en los proceso en lugar de las personas
La gestión de recursos es un elemento clave para los administradores de proyectos. Averiguar cómo administrar mejor los suministros, limitaciones de tiempo, dinero y el recurso en general, puede ser la diferencia entre el éxito o fracaso del proyecto. Lo idóneo es que el gerente únicamente se enfoque en desarrollar un proceso excelente y estar totalmente confiado en su equipo de trabajo. Si el gerente tiene que estar evaluando el desempeño de su equipo y los procesos que lleva, esto sería una señal de alerta importante, dice Patel.
"¿Por qué fracasan tantos proyectos? Debido a que no cuentan con personal idóneo, de rápido aprendizaje, propositivo, innovadores, que sean líderes y les guste dar conocimiento a sus subalternos, es decir, que se pueda desempeñar autónomamente. Sin una correcta asignación de recursos humanos no se tiene un proyecto en absoluto, sin una correcta estructuración de equipo laboral simplemente, no hay empresa. Un ejemplo de este caso es: “Oscar Perez está haciendo un excelente trabajo y le gustaría llevárselo a otro rama de la empresa. sin embargo nadie del equipo puede tomar sus tareas, es decir sin Oscar, el proyecto X y el proyecto Z no va a suceder, es por esto que se necesitaría más dinero para contratar a otra personas además de hacer una ardua capacitación", dice Patel.
"Los proyectos están hechas de personas y procesos, pueden haber en estos malos líderes y malos subalternos, entonces se debe preguntar. ¿Tiene usted un buen equipo de trabajo? Si su respuesta es si, entonces enfóquese en los procesos y confié en su personal", dice Ward.
Cuarta señal de alerta: La falta de comunicación clara
La comunicación clara y constante, no sólo debe ocurrir cuando los proyectos van bien, dice Patel; simplemente porque esto es lo esperado cuando todo va sobre ruedas. Los jefes de proyecto realmente agregan valor a una organización cuando pueden retroalimentar que hay mala comunicación y que las cosas están saliendo mal. Si sus trabajadores todo el tiempo le dicen que todo está perfecto y que no hay percances, ¡cuidado! Esto podría ser una señal de alerta y podría muy pronto perder el proyecto por falta de comunicación clara.
"Usted como líder del proyecto debe explicar a todos cuales son los riesgos principales y potenciales, debe comunicar las posibles soluciones, y cuándo deben involucrarse para así poder tomar cartas en el asunto. Si cree que su equipo no puede ser sincero con usted, esta es una alerta para usted mismo como líder" dice Patel.
"Asegúrese de que puede comunicarse de manera clara sobre los recursos y las necesidades del proyecto, y que sepa cuándo hacerlo. Usted no quiere que esperar hasta que el proyecto se encuentra en una situación imposible de salvar" dice Patel.
Asegúrese de tener un plan sólido y una línea de base para monitorear y medir el progreso, con el cual pueda realizar un seguimiento acertado de cómo va cada proceso y así evitar cualquier problema potencial, dice Steve Casely, PMP, y entrenador profesional con CBT Nuggets.
"Nunca comience un proyecto sin una línea de base y de seguimiento, para así poder seguir semanalmente cada proceso de forma activa. Si estoy a un mes de finalizar el proyecto y la fecha está atrasada por 3 días, me gustaría saber si eso es una tendencia ¿o que rayos pasa?, realmente esperaría (y estoy seguro) que mi equipo me diría si vamos a llegar a la fecha acordada, si seguimos atrasados los mismos tres días o por el contrario es acumulativo y estaremos atrasados 15. Ellos saben que necesito cifras reales para tomar medidas en el presupuesto del proyecto o simplemente cancelarlo”.
Quinta señal de alerta: punto ¿único de quiebre?
Se debe tener cuidado de aquellos proyecto que tengan un único punto de fallo, dice Caseley, porque es casi un hecho que algo va a salir mal y sin un plan de seguridad el proyecto está destinado al fracaso. Hace años, Casely dice, que gestiono un proyecto para una gran empresa de telecomunicaciones canadiense. Todo parecía perfecto y sin problemas; todo iba a tiempo, dentro del presupuesto y el proyecto parecía que iba a ser un éxito. "Todo iba sobre ruedas", dice Caseley.
"Estábamos tratando con un excelente equipo, todo el proyecto estaba aprobado y resuelto todas las bases legales. Sin embargo, lo que ocurrió fue que el gobierno aprobó una nueva ley sobre impuestos, tumbando nuestro presupuesto. Nuestros vendedores intentaron re capitalizar con nuevos accionistas, tomando más tiempo el inicio del proyecto. Finalmente no hubo nada que hacer y el proyecto fue cancelado". En otras palabras, se debe tener previsto este tipo de situaciones, incluso las que un jefe de proyecto cree que no puede controlar.
"Esto se reduce a un problema de gestión de riesgos. A veces, hay que evaluar la cantidad de riesgo y aprovechar la oportunidad, y a veces el riesgo es enorme, pero se toman las medidas para mitigarlo, como tener un plan de seguridad o mediante la compra de seguros. A veces, no importa lo que hagas, el proyecto puede fracasar ", dice Patel.
Sexta señal de alerta: No certificar y evaluar los proyectos.
Ya sea que su proyecto se encuentra en construcción o está comenzando, ya sea un proyectos que tiende a desplegar otros proyecto, recuerde que todos están sujetos a las mismas limitaciones: tiempo, recursos y calidad. Es por eso que los marcos de gestión de proyectos, como PMI (Project Management Institute) o ITIL, son útiles - incluso necesario - para identificar los puntos débiles o posibles puntos de fallo y mitigar los errores, dice Ward.
"Las cosas malas pueden suceder cuando usted no está utilizando estas certificaciones y/o evaluaciones. Sin embargo esto no significa que usted siempre tiene que planificar y ejecutar un proyecto en la forma exacta en la que un evaluador lo sugiere; puede discutir y conciliar los puntos con los asesores para que coincida con el tiempo, los recursos y la calidad esperada, pero cuanto más se acerque al marco, menor es el riesgo que tendrá y mayor será la probabilidad de éxito ", dice Ward.